7 Kỹ Năng Giao Tiếp Cơ Bản và Quan Trọng Nhất

Kỹ năng giao tiếp thông minh, khéo léo được ví như nghệ thuật “thu phục lòng người”. Nó cũng là chìa khóa quan trọng để chúng ta chạm tới thành công nhanh hơn. Giao tiếp không chỉ là nghe và nói mà còn rất nhiều kỹ năng bổ trợ khác.

Kỹ năng giao tiếp là gì?

Kỹ năng giao tiếp là gì? Kỹ năng giao tiếp là khả năng truyền đạt, trao đổi thông tin, lắng nghe, phản hồi, ứng xử,… giữa người nói và người nghe nhằm đạt mục đích nhất định. Nhiều người thường nhầm lẫn rằng giao tiếp chỉ đơn thuần là nghe và nói. Tuy nhiên, trên thực tế, nó còn gồm nhiều biểu hiện cảm xúc, cử chỉ … Loại kỹ năng này cũng không chỉ đơn thuần là một mà còn chứa đựng nhiều kỹ năng nhỏ.

Giao tiếp sao cho hiệu quả là một trong những kỹ năng mềm cơ bản mà vô cùng quan trọng. Giao tiếp giỏi, tinh tế, khôn khéo, đạt tới đỉnh cao còn được ví như một nghệ thuật.

Trong cuộc sống, bất kể lĩnh vực nào, từ đơn giản tới phức tạp cũng cần tới giao tiếp. Giao tiếp tốt giúp người nói và người nghe dễ dàng hiểu nhau. Không những vậy, nó còn là chìa khóa của thành công cũng như giúp mở rộng quan hệ,…

7 kỹ năng giao tiếp cơ bản không nên bỏ qua

Sau khi đã hiểu Kỹ năng giao tiếp là gì, để gặt hái nhiều thành công, bạn nên hiểu và thành thạo những kỹ năng cơ bản như dưới đây.

1. Kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp

Người ta thường ví “Nói là bạc, im lặng là vàng, lắng nghe là kim cương”. Lắng nghe thực sự quan trọng trong mỗi cuộc giao tiếp. Và lắng nghe để đạt đến mức độ kim cương thì không đơn thuần là bản năng nữa mà là cả một quá trình rèn luyện. Lắng nghe để thấu hiểu, đồng cảm, để biết cách phân tích và đưa ra lời khuyên hữu ích. Lắng nghe tốt sẽ giúp mối quan hệ thêm gần gũi. Đồng thời, cuộc nói chuyện cũng cần được duy trì từ cả hai phía: người nói và người nghe.

Để học cách lắng nghe, rất đơn giản rồi, đừng ngắt lời đối phương, hãy tập trung nghe. Thi thoảng gật đầu, mỉm cười, … là những dấu hiệu cho người nói biết rằng bạn vẫn đang chú ý và quan tâm tới họ.

Biết lắng nghe giúp bạn giao tiếp hiệu quả hơn
Biết lắng nghe giúp bạn giao tiếp hiệu quả hơn

2. Kỹ năng quan sát trong giao tiếp

Kỹ năng này sẽ giúp bạn biết cách điều chỉnh hành vi và lời nói cho phù hợp. Ví dụ, khi người nói đang vui vẻ, bạn có thể tiếp tục cười đùa, tám dóc. Nhưng khi người nói đang tức giận, thay vì cứ mải “chém”, bạn nên để họ yên tĩnh. Hoặc bạn hãy tìm cách giúp họ “giải nhiệt”. Hoặc khi người nói buồn chán, hãy nói những lời an ủi họ,…

Với các khách hàng, nếu biết quan sát, bạn có thể dễ dàng bắt được “sóng”. Bạn sẽ biết được rằng liệu họ đã “rung rinh” với sản phẩm hay những gì bạn nói hay chưa? Từ đó, bạn sẽ biết thời điểm để tiếp tục thuyết phục và “chốt đơn”.

Kỹ năng quan sát giúp bạn điều chỉnh hành vi phù hợp trong giao tiếp
Kỹ năng quan sát giúp bạn điều chỉnh hành vi phù hợp trong giao tiếp

3. Kỹ năng giao tiếp ứng xử: Chào hỏi, làm quen, tạm biệt

Chắc hẳn bạn đã nghe câu “Lời chào cao hơn mâm cỗ” rồi chứ. Chào hỏi là điều cực kỳ cơ bản và cần thiết để mở màn một cuộc nói chuyện. Với mỗi đối tượng, câu chào hỏi có thể linh hoạt sao cho phù hợp. Với người mới quen, câu chào hỏi sẽ lịch sự kèm theo bắt tay. Với bạn bè thân thiết, cách chào hỏi có thể là câu đùa vui, giọng điệu thân mật,…

Bên cạnh câu chào, làm quen thì cách tạm biệt cũng quan trọng không kém. Lời tạm biệt có thể tạo cơ hội và cũng có thể làm đứt liên lạc cho lần sau đấy nhé. Thay vì từ “Bye”, hãy nói “Good bye, see you again” (Tạm biệt, hẹn gặp lại). Khi đó, người nhận được lời tạm biệt cũng cảm thấy thoải mái hơn rất nhiều. Đồng thời, đừng nên ngắt lời người ta để nói câu tạm biệt. Hành động này giống kiểu bạn đang muốn chạy trốn khỏi họ lắm rồi đó.

Giao tiếp ứng xử cần thiết cho mọi mối quan hệ. Tuy nhiên, với vị trí là với khách hàng, bạn cần lưu ý hơn một chút. “Khách hàng là thượng đế”. Vậy phải giao tiếp thế nào?

Giao tiếp với khách hàng tốt, bạn sẽ thuyết phục và có được niềm tin tưởng của họ. Hãy đặt mình vào vị trí khách hàng để lắng nghe, hiểu xem họ cần gì. Khi khách hàng cần sự trợ giúp hay phàn nàn, hãy hỗ trợ với một thái độ dễ chịu nhất. Biết cách kiềm chế cảm xúc để luôn giữ bình tĩnh và lịch sự cũng là điều nên học.

4. Kỹ năng thuyết phục

Bạn có biết, tài hùng biện không chỉ nằm ở lời nói mà còn nằm ở ngôn ngữ cơ thể. Do đó, để nâng cao kỹ năng thuyết phục trong giao tiếp, hãy chú ý tới vị trí đầu, lưng, cơ mặt,… Không nên ngẩng cao đầu quá so với đối phương mà nên giữ tư thế phù hợp. Việc cúi đầu khi nói chuyện không chỉ khiến bạn mất vị thế mà còn khiến lời nói như bị nghẹn ở cổ. Khi đó, hơi khó thoát ra khiến việc diễn ra không được rõ ràng, ảnh hưởng cuộc nói chuyện.

Thêm nữa, muốn thuyết phục người khác, bạn cần tạo dựng được lòng tin cho họ. Nắm bắt sự tương đồng với người nghe, luôn có dẫn chứng và lập luận chặt chẽ. Với mỗi người, bạn cũng cần nghiên cứu tâm trạng, tính cách người nghe để đưa ra lời nói phù hợp.

5. Kỹ năng làm việc nhóm

Có một sự thật là, bạn có thể rất xuất sắc, làm rất tốt khi một mình nhưng khi làm việc với người khác thì không. Việc phối hợp, làm việc chung có vai trò quan trọng, mang lại những hiệu quả nhất định. Khi làm teamwork, mỗi cá nhân sẽ giảm được áp lực. Đồng thời, mọi người có thể phát huy thế mạnh, bù đắp khuyết điểm cho nhau.

Làm việc nhóm là một trong những yêu cầu cần thiết của mọi công việc hiện nay. Các doanh nghiệp nước này rất chú trọng tới kỹ năng giao tiếp cơ bản này.

Để giao tiếp, kết hợp với mọi người hiệu quả, bạn cần biết cách dung hòa. Đừng ngại thể hiện quan điểm của mình. Học cách lắng nghe và thấu hiểu. Tôn trọng ý kiến của các thành viên. Có trách nhiệm với công việc. Xây dựng lòng tin giữa các thành viên,…

6. Kỹ năng xử lý tình huống

Trong giao tiếp, bạn cần linh hoạt xử lý tình huống, đôi khi là tình huống “dở khóc dở cười”. Một số gợi ý giúp xử lý tình huống hiệu quả là: biết lắng nghe, đồng cảm, chia sẻ. Nắm bắt tâm lý, quản lý cảm xúc cũng là những lời khuyên hữu ích trong trường hợp này.

Ví dụ: Khách hàng chê sản phẩm, phàn nàn về dịch vụ, đòi đổi, trả và yêu cầu bồi thường. Bạn sẽ xử lý tình huống này thế nào? Bạn sẽ tỏ thái độ khó chịu và nói thẳng với khách hàng là không được đổi, trả? Bạn nói khách hàng rằng họ quá khó tính và đòi hỏi vô lý?

Xử lý không khéo một chút thôi là có thể mất khách, thậm chí còn làm to chuyện nữa đấy. Trong tình huống này, các “chuyên gia” giao tiếp gợi ý như sau:

  • Không nên tranh cãi, hãy lắng nghe, kiểm tra thông tin khách hàng
  • Thể hiện sự thông cảm với khách hàng, kèm theo lời xin lỗi, rất tiếc,…
  • Làm rõ vấn đề của khách hàng rồi đưa ra cách giải quyết hợp lý. Nếu khách đòi trả và hoàn tiền, nhẹ nhàng gợi ý rằng cửa hàng không có chính sách đó. Và khách hàng có thể lựa chọn sản phẩm khác với giá trị tương đương.
  • Đừng quên kiểm tra sự hài lòng của khách hàng xem như vậy đã ổn chưa.

7. Kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp

Tưởng chừng đặt câu hỏi là một việc làm quá đỗi dễ dàng, ai cũng có thể làm được. Tuy nhiên, sự thật là đặt câu hỏi cũng cần thông minh và nên biết khi nào đặt câu hỏi. Trong cuộc nói chuyện, nếu chỉ lắng nghe thụ động thì người kia sẽ thấy nhàm và như đang nói chuyện một mình. Hãy chủ động lắng nghe rồi trao đổi thông tin qua lại giúp cuộc nói chuyện trở nên ý nghĩa.

Nếu muốn xác nhận thông tin, hãy dùng câu hỏi đóng (ví dụ Yes/No – Có hay không). Còn nếu muốn hỏi thêm thông tin chưa biết, hãy dùng câu hỏi mở. Bạn có thể sử dụng các từ như: “Liệu việc này, không biết việc này,…”

Ngoài những kỹ năng trên, còn rất nhiều kỹ năng giao tiếp khác bạn nên tham khảo và học hỏi. Đó là kỹ năng diễn đạt, kỹ năng mời hẹn, kỹ năng kiểm soát cảm xúc,…

Mách bạn cách rèn luyện kỹ năng giao tiếp hiệu quả

Có thể thấy, giao tiếp là một kỹ năng quan trọng, ảnh hưởng lớn tới công việc và cuộc sống. Không phải ai sinh ra đã giao tiếp tốt, biết cách trò chuyện hay, hấp dẫn. Có những người được coi là “sinh ra đã ở vạch đích” – có tài ăn nói, hoạt ngôn, dễ bắt chuyện,… Thế nhưng, bản thân họ cũng cần phải cố gắng, vận dụng liên tục, nắm bắt cơ hội. Ai cũng có những cơ hội riêng, cũng có thể chạm tới thành công nếu không ngừng phấn đấu. Để rèn luyện kỹ năng giao tiếp thật tốt, bạn nên:

Rành mạch và dễ hiểu, không ngọng, lắp

Cách diễn đạt rành mạch và dễ hiểu không chỉ giúp thể hiện sự tự tin mà còn cả sự chuyên nghiệp trong quá trình giao tiếp. Những từ ngữ như “à, ừm” cũng nên được loại bỏ hoàn toàn khỏi câu nói của bạn. Khi trò chuyện với người khác, hãy luôn nói năng dứt khoát, biết ngắt nghỉ đúng chỗ để người khác kịp hiểu ý mình và cũng là để lấy lại năng lượng cho bản thân.

Đồng thời, trong mỗi hoàn cảnh khác nhau thì bạn cũng nên sử dụng ngôn từ và giọng nói khác nhau, tốt nhất là làm sao cho mạch lạc và dễ hiểu nhất. Không phải lúc nào bạn cũng nên sử dụng những từ ngữ quá chuyên môn và cần phải cực kỳ cẩn trọng với ngữ pháp, ngay cả khi nói tiếng Việt.

Tuyệt đối không “thao thao bất tuyệt”

Sự thao thao bất tuyệt của người nói trong quá trình giao tiếp không giúp chứng minh rằng họ là người học cao hiểu rộng. Ngược lại, nó sẽ cho mọi người thấy không được chia sẻ và thậm chí là bị áp đặt. Thực chất của quá trình giao tiếp là để trao đổi thông tin; hai bên cùng chia sẻ những suy nghĩ và mối quan tâm chung. Vì vậy, nếu một bên chỉ thao thao bất tuyệt với những suy nghĩ của mình thì chắc chắn đối phương sẽ cảm thấy chán nản và gần như sẽ không có các cuộc trao đổi sau đó nữa.

Hiểu nhau, tìm ra điểm chung của nhau

Như đã nói ở trên, mục đích của mỗi cuộc trò chuyện, giao tiếp là để mọi người cùng thấu hiểu nhau, chia sẻ với nhau những suy nghĩ chung. Sẽ là một điều tuyệt vời nếu như có thể tìm thấy một người bạn đồng hành thực sự hiểu mình và có thể chia sẻ mọi điều trong cuộc sống. Điều này lại một lần nữa khẳng định tầm quan trọng của kỹ năng lắng nghe. Lắng nghe không chỉ để hiểu và để đưa ra lời khuyên mà còn là để thể hiện sự tôn trọng với người đối diện.

Lắng nghe, tôn trọng ý kiến của người khác

Hầu hết chúng ta đều nói nhiều hơn là nghe. Điều gì đã khiến cho chúng ta gần như chỉ quan tâm đến những gì mình sắp nói mà bỏ qua gần như hoàn toàn những suy nghĩ của đối phương? Đó có thể là bởi vì chúng ta chưa thực sự biết cách lắng nghe và tôn trọng ý kiến của người khác.
Trong quá trình giao tiếp, hãy dừng lại một chút để lắng nghe ý kiến của đối phương, những lời họ nói, giọng điệu và chú ý tới cả ngôn ngữ cơ thể của họ. Khi đối phương nhận thấy rằng bạn đang thực sự lắng nghe họ, họ sẽ cảm thấy tin tưởng và sẽ cởi mở hơn. Họ thậm chí sẽ cảm thấy hạnh phúc hơn nhiều khi bạn đặt ra những câu hỏi. Bạn càng biết cách lắng nghe, người kia càng cởi mở và câu chuyện sẽ càng trở nên thú vị hơn.

Nói đúng suy nghĩ của mình, kết hợp ngôn ngữ hình thể

Cách tốt nhất để thể hiện sự khéo léo và chuyên nghiệp trong giao tiếp là trung thực, nói đúng những suy nghĩ của mình. Nếu như bạn đang cảm thấy bực bội, hãy cho người kia biết điều này. Nếu như bạn không muốn tiếp tục nói về một chủ đề nào nữa, bạn cũng nên nói ra điều đó. Tất nhiên là phải bằng một cách khéo léo để không làm cho đối phương phật ý. Nói đúng suy nghĩ của mình xem ra thì dễ nhưng không phải ai cũng có thể làm được.
Ngoài ra, khi giao tiếp, bạn cũng không được quên ngôn ngữ cơ thể. Đôi khi, nó còn có ý nghĩa hơn cả trăm ngàn lời bạn nói. Giọng của bạn có cay nghiệt quá hay không? Khuôn mặt bạn có đang thể hiện sự khinh thường với những gì người khác nói? Hay là ánh mắt bạn đang thể hiện sự thích thú với câu chuyện của họ. Ngôn ngữ cơ thể sẽ cho thấy mọi cảm xúc và suy nghĩ của bạn, thậm chí là cả thái độ của bạn đối với người đối diện.

Các yếu tố ảnh hưởng đến kỹ năng giao tiếp

Có nhiều loại hình kĩ năng giao tiếp bạn cần lĩnh hội và thực hành để trở thành một người giao tiếp thành thạo. Các kĩ năng này có thể được sử dụng kết hợp trong các hoàn cảnh giao tiếp khác nhau.

Lắng nghe tích cực

Lắng nghe là kĩ năng cần thiết trong quá trình giao tiếp với người đối diện, đặc biệt đối với đồng nghiệp. Kỹ năng lắng nghe giúp tập trung lắng nghe những câu chuyện đời thường, chia sẻ những khó khăn trong công việc cũng như trong cuộc sống bằng cách phân tích, đóng góp ý tưởng và hỏi thêm thông tin,…sẽ giúp kéo gần khoảng cách và tăng sự thân mật giữa đồng nghiệp, tạo cảm hứng làm việc.
Cũng nên lưu ý rằng để đạt hiệu quả giao tiếp tối ưu, bạn nên gạt bỏ sự tồn tại của điện thoại hay mạng xã hội – các nhân tố làm bạn xao lãng, khiến cuộc trò chuyện trở nên nhàm chán và người nghe cảm thấy không được tôn trọng.

Điều chỉnh phong cách nói chuyện với từng người nghe

Tùy thuộc vào các đối tượng giao tiếp, bạn thiết lập phong cách và hình thức giao tiếp cho phù hợp. Ví dụ, khi giao tiếp với sếp, các hình thức giao tiếp trang trọng như gửi email hoặc gọi điện thoại sẽ được ưu tiên. Khi làm việc teamwork, video conference sẽ là kênh giao tiếp hiệu quả hơn một email dày đặc thông tin.

Sự thân thiện

Sự thân thiện góp phần làm nên hiệu quả giao tiếp (niềm tin và sự thấu hiểu) được đảm bảo trên 2 yếu tố: sự chân thành và lòng tốt.
Trong công việc, bạn có thể bắt đầu cuộc trò chuyện với đồng nghiệp hay sếp bằng những câu hỏi đời thường về quê quán, nơi ở, thời tiết hay tình trạng sức khỏe với thái độ tích cực và luôn giữ nụ cười trên môi kèm theo những lời khen ngợi, chúc mừng trước thành quả của đồng nghiệp, giúp nuôi dưỡng niềm tin với sếp và với đồng nghiệp, thúc đẩy hiệu quả công việc.

Sự tự tin

Tự tin là yếu tố then chốt cho việc thể hiện một ý tưởng như phát biểu, đóng góp ý kiến tại cuộc họp. Sự tự tin được thể hiện qua tương tác bằng mắt, ngồi thẳng và mở rộng vai khi trao đổi thông tin với trưởng phòng kinh doanh hoặc đồng nghiệp. Bên cạnh đó, sự tự tin sẽ giúp bạn thành công trong việc thuyết phục các nhà tuyển dụng trong cuộc phỏng vấn vào vị trí mà bạn mong ước.

Trao đi và tiếp nhận phản hồi

Hiệu quả giao tiếp phần lớn được đánh giá bởi chất lượng của các phản hồi. Phản hồi càng sâu sắc và mang tính phản biện thì vấn đề đưa ra càng thu hút và có chiều sâu. Phản hồi nên tập trung giải quyết vấn đề, cung cấp các giải pháp để củng cố thêm tính bền vững và khả thi của các dự án.

Nói rõ ràng, không nói quá to hay quá nhỏ

Giao tiếp hiệu quả hay không phụ thuộc nhiều vào âm lượng giọng nói có vừa đủ, hợp tình huống không và cách bạn truyền đạt rõ ràng hay chưa. Khi bạn muốn truyền đạt một thông điệp, bạn cần điều chỉnh giọng nói trực tiếp hoặc qua các phương tiện truyền tải thông tin sao cho âm thanh đủ nghe và rõ ràng để đảm bảo người nghe không bỏ sót bất kì thông tin quan trọng nào. Nói quá to khiến cho thông tin truyền đi kém hiệu quả và khiến người nghe không cảm thấy được tôn trọng.

Sự đồng cảm

Cảm xúc là sản phẩm của quá trình truyền tải thông điệp. Bày tỏ sự đồng cảm đúng lúc với đối tượng giao tiếp (người nghe) góp phần duy trì cuộc trò chuyện, giúp chủ thể giao tiếp đạt được mục đích giao tiếp.
Ví dụ, trong trường hợp ứng phó với khách hàng tức giận hoặc phẫn nộ, nhiệm vụ của nhân viên bán hàng (chủ thể giao tiếp) là giúp hạ nhiệt và thay đổi cảm xúc đó theo hướng tích cực bằng cách lắng nghe: “Trước hết, xin được xin lỗi quý khách vì sự bất tiện này”. Khi lắng nghe các ý kiến của khách hàng, nhân viên bán hàng có thể có những gợi ý khi giải đáp các yêu cầu của khách hàng.

Sự tôn trọng

Song hành với sự đồng cảm, sự tôn trọng được thể hiện trong việc không làm gián đoạn bài phát biểu như tắt điện thoại và chế độ thông báo của các mạng xã hội. Về phía chủ thể giao tiếp, có thể sử dụng các phương tiện hỗ trợ để đảm bảo mọi thành viên đều có thể nghe được bài phát biểu. Bên cạnh đó, việc ăn mặc phù hợp sẽ tạo cảm hứng tập trung cho người nghe, từ đó tăng hiệu quả giao tiếp.

Hiểu thông điệp của ngôn ngữ kí hiệu

Bên cạnh lời nói thì các ngôn ngữ kí hiệu cũng phát huy tác dụng trong việc truyền đạt thông điệp. Một cái gật đầu hoặc hành động giơ ngón tay cái có thể là tín hiệu nhiệt liệt đồng tình với các quan điểm được đưa ra. Ngược lại, hãy đảm bảo bạn gửi thông điệp phù hợp đối với đối tượng giao tiếp (người nghe) nhé.

Sẵn sàng phản hồi

Phản hồi một cách nhanh chóng đối với thông điệp của chủ thể giao tiếp cũng chính là một hình thức cổ vũ các ý tưởng tích cực và tạo tương tác giữa người nói và người nghe, giúp cải thiện hiệu quả giao tiếp

Các lỗi cần tránh trong giao tiếp

  • Bình tĩnh lắng nghe, không nên ngắt lời người khác. Nếu ngắt lời hãy “xin phép” hoặc “xin lỗi” trước đó.
  • Không chê bai, nói xấu người khác, tránh các chủ đề nhạy cảm dân tộc, tôn giáo.
  • Không vòng vo, tránh ậm ừ, ngập ngừng.
  • Không khoanh tay, xem đồng hồ, ngắm móng tay.
  • Nheo mắt, nhìn chằm chằm, nụ cười không chân thật.
  • Gãi đầu, gãi cổ, cử động nhiều không tập trung khi giao tiếp.
  • Không khơi gợi những chuyện người khác không muốn nghe, động chạm lòng tự ái.
  • Sử dụng chủ ngữ “tôi” hay “chúng ta” phù hợp từng hoàn cảnh.
  • Nói sai đề tài, chủ đề mà mọi người đang đề cập đến.
  • Nói thì thầm với một số người trong tập thể đông người.
  • Nói quá to khi không cần thiết. Tùy chủ đề giao tiếp mà có âm điệu, ngữ điệu phù hợp.
  • Không khua tay, múa chân, thể hiện thái độ lo lắng hay vui vẻ quá khi giao tiếp.
  • Hỏi lại những điều chưa hiểu, luôn nhớ tên người đối diện.
  • Tạo sự thân mật, cử chỉ đi cùng lời nói và ánh mắt.
  • Không nóng nảy, không hấp tấp, không vội vàng.
Nếu bạn có thắc mắc gì có thể để lại bình luận
5/5 - (4 votes)

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *